Zakładasz JDG i liczysz każdą złotówkę — więc kusi, żeby rozliczać się samodzielnie w aplikacji za kilkadziesiąt złotych miesięcznie. Czasem to naprawdę dobry wybór. Częściej jednak porównanie „aplikacja vs księgowa" robi się na niewłaściwych liczbach: cena abonamentu kontra cena pakietu, zamiast pełny koszt kontra pełny koszt. Poniżej uczciwe porównanie na 2026 rok — łącznie z tym, kiedy księgowa nie jest Ci potrzebna.
Jestem księgową z certyfikatem SKWP, prowadzę biuro rachunkowe w Oświęcimiu. Tak — mam interes w tym, żebyś wybrał księgową. Dlatego w tym artykule znajdziesz też sekcję o tym, komu samodzielne rozliczanie wystarczy. Porównanie ma się bronić liczbami, nie marketingiem.
Co naprawdę porównujesz
Samodzielne rozliczanie to nie tylko abonament za aplikację. To trzy koszty:
- Abonament — programy do samodzielnej księgowości JDG kosztują w 2026 roku zwykle od kilkudziesięciu do ok. 100 zł netto miesięcznie, zależnie od zakresu (sama faktura vs pełna KPiR z deklaracjami).
- Twój czas — księgowanie kosztów, pilnowanie terminów, JPK_V7, składka zdrowotna, korekty. Przy prostej działalności to 2–4 godziny miesięcznie, przy VAT i większej liczbie dokumentów łatwo robi się z tego pół dnia. Policz to po swojej stawce godzinowej — przy 100 zł/h nawet 3 godziny miesięcznie to 300 zł „niewidzialnego" kosztu.
- Ryzyko błędu — aplikacja policzy to, co w nią wpiszesz. Nie powie Ci, że dokument zaksięgowałeś w złej kategorii, że przekroczyłeś próg składki zdrowotnej na ryczałcie ani że od kwietnia 2026 faktura PDF od kontrahenta nie jest już legalnym dokumentem między firmami.
Księgowa to jeden koszt: stały pakiet miesięczny. W naszym biurze w 2026 roku to 199 zł netto/mies. bez VAT i 349 zł z VAT — pełny cennik jest publiczny, a wycenę dla swojej sytuacji skonfigurujesz w 30 sekund.
Kiedy samodzielne rozliczanie wystarczy
Uczciwie: są profile JDG, przy których księgowa to nadmiar. Samodzielna aplikacja ma sens, jeśli spełniasz wszystkie te warunki naraz:
- Ryczałt z jedną stawką — np. 12% z jednego rodzaju usług IT, bez mieszania stawek
- Zwolnienie z VAT — brak JPK_V7, brak rejestru zakupów, brak KSeF w wariancie obowiązkowym do końca 2026 roku
- Kilka faktur miesięcznie, jeden–dwóch kontrahentów — typowy kontraktor B2B z jedną fakturą przychodową
- Brak pracowników, środków trwałych i leasingu
- Masz nawyk pilnowania terminów — ZUS do 20., PIT do 20., limity przychodów
Taki profil to realnie kilkanaście minut pracy miesięcznie i aplikacja go obsłuży. Jeśli to Ty — nie potrzebujesz nas i mówimy to wprost.
Kiedy samodzielność zaczyna kosztować więcej niż księgowa
Problem w tym, że powyższy profil jest nietrwały. Firmy rosną, a każdy z tych progów przechodzi się zwykle w trakcie roku, nie od stycznia:
1. Wchodzisz w VAT
Rejestracja VAT (w 2026 roku obowiązkowa po przekroczeniu limitu zwolnienia albo od pierwszej sprzedaży w niektórych branżach) oznacza JPK_V7 co miesiąc, rejestry sprzedaży i zakupów oraz — od 1 kwietnia 2026 — obowiązkowy KSeF. To moment, w którym większość samodzielnych rozliczeń się sypie: nie dlatego, że aplikacje nie mają integracji z KSeF, tylko dlatego, że musisz wiedzieć co i kiedy w nim zrobić — uprawnienia, tryb offline, faktury zagraniczne poza systemem.
2. Mieszasz stawki ryczałtu albo zmieniasz formę
Dwie stawki ryczałtu na jednej fakturze, usługi + towar, przekroczenie limitu ryczałtu — to klasyczne miejsca błędów wykrywanych dopiero przy czynnościach sprawdzających. Korekta rok wstecz kosztuje więcej niż rok obsługi księgowej.
3. Składka zdrowotna na ryczałcie
Trzy progi przychodowe, roczne rozliczenie, dopłaty. W 2026 roku to najczęstszy punkt, w którym samodzielnie rozliczający się przedsiębiorcy dowiadują się o kilkutysięcznej dopłacie po zamknięciu roku — nie dlatego, że aplikacja policzyła źle, tylko dlatego, że nikt nie patrzył na próg w trakcie roku.
4. Pierwszy pracownik, pierwszy leasing
Kadry, listy płac, ZUS pracownicze, ewidencja środków trwałych — to już nie jest „kilkanaście minut miesięcznie" w żadnej aplikacji.
Najwięcej płacą nie ci, którzy wybrali aplikację, ani ci, którzy wybrali księgową — tylko ci, którzy za późno przeszli z jednego na drugie. Porządkowanie roku samodzielnych rozliczeń (błędne kategorie kosztów, brak rejestrów, korekty JPK) to praca, którą część biur wycenia dodatkowo. U nas przejęcie i uporządkowanie ksiąg jest gratis — ale nerwów przy czynnościach sprawdzających nikt Ci nie odda.
Porównanie na liczbach (2026)
| | Aplikacja (samodzielnie) | Księgowa (nasze pakiety) | |---|---|---| | Koszt miesięczny | ~0–100 zł netto | 199–549 zł netto | | Twój czas | 2–5 h/mies. | ~15 min/mies. (wysłanie dokumentów) | | JPK_V7 i deklaracje | generujesz i wysyłasz sam | robimy my | | KSeF od 04.2026 | konfigurujesz i pilnujesz sam | konfiguracja i obsługa w cenie | | Składka zdrowotna | sam pilnujesz progów | monitorujemy w trakcie roku | | Terminy | Twoja pamięć / powiadomienia | wyliczenia do 10. albo miesiąc gratis | | Odpowiedzialność za błędy | Twoja | biuro z polisą OC | | Pytania „czy mogę to wrzucić w koszty?" | forum / Google | WhatsApp, odpowiedź tego samego dnia |
Jeśli Twoja stawka to 100–150 zł/h, a samodzielne rozliczenie zajmuje Ci 3 godziny miesięcznie, „darmowa" aplikacja kosztuje realnie 300–450 zł Twojego czasu. Księgowa od 199 zł przestaje być droższą opcją — zwłaszcza z VAT.
Jak to sprawdzić na własnych liczbach
- Policz swój czas — ile godzin miesięcznie schodzi Ci na faktury, koszty, deklaracje i czytanie o przepisach? Pomnóż przez swoją stawkę.
- Sprawdź, ile u nas kosztowałaby Twoja firma — konfigurator wyceny pokaże konkretną kwotę w 30 sekund, bez podawania kontaktu.
- Jeśli dopiero zakładasz JDG — najpierw policz, ile zostanie Ci na rękę przy różnych formach opodatkowania w kalkulatorze B2B 2026. Przeliczymy z Tobą warianty na Twoich liczbach — decyzja o formie opodatkowania należy do Ciebie.
Twoje księgi poprowadzi Magdalena Wojtas — certyfikat SKWP, ponad 10 lat doświadczenia. Stały cennik od 199 zł/mies., KSeF wliczony, kontakt przez WhatsApp z odpowiedzią tego samego dnia. Obsługujemy Oświęcim i cały powiat — w 100% zdalnie.