e-mikrofirma to darmowa aplikacja Ministerstwa Finansów, która wystawi Ci faktury, wyśle je do KSeF i wygeneruje JPK_V7 — ale to tylko wycinek prowadzenia JDG. Zaliczkę na PIT lub ryczałt wyliczasz sam, składkę zdrowotną pilnujesz sam, a co miesiąc musisz jeszcze wyliczyć i złożyć deklarację ZUS DRA w eZUS. W tym artykule przechodzimy przez cały miesiąc księgowania w e-mikrofirmie krok po kroku i uczciwie pokazujemy, co zostaje na Twojej głowie.
Czym jest e-mikrofirma i dla kogo ją zrobiono?
e-mikrofirma to bezpłatna aplikacja Ministerstwa Finansów przeznaczona wyłącznie dla osób fizycznych prowadzących jednoosobową działalność gospodarczą. Według oficjalnego podręcznika MF (kwiecień 2026) aplikacja umożliwia wystawianie faktur krajowych (bez procedur szczególnych), zapisywanie krajowych faktur zakupu i dodawanie sprzedaży detalicznej. Na tej podstawie tworzy ewidencję VAT i deklarację VAT oraz generuje pliki JPK_VAT i JPK_FA.
Nie ma spółek, nie ma faktur zagranicznych, nie ma procedur szczególnych. Jeśli masz sp. z o.o. albo sprzedajesz za granicę — ta aplikacja nie jest dla Ciebie.
Darmowa aplikacja MF — co oferuje w 2026 roku?
Pełna lista modułów z podręcznika użytkownika (kwiecień 2026):
- Faktury sprzedaży — zwykłe i e-Faktury wysyłane do KSeF
- Faktury zakupu — ręcznie lub importowane z KSeF
- Raport fiskalny / sprzedaż bezrachunkowa — dla sprzedaży detalicznej
- Ewidencje — automatyczny rejestr sprzedaży i zakupu VAT
- Deklaracje — część deklaracyjna VAT-7 lub VAT-7K
- Rozliczenia i JPK — generowanie JPK_V7M (miesięczne) lub JPK_V7K (kwartalne) oraz JPK_FA
- Baza kontrahentów — podpowiadanie danych przy wystawianiu faktur
I to wszystko. Zwróć uwagę, czego na tej liście nie ma: KPiR, ewidencji przychodów (ryczałt), PIT, ZUS, składki zdrowotnej, środków trwałych, pracowników. Do tego wrócimy.
Logowanie przez e-Urząd Skarbowy — jak zacząć?
Aplikacja działa w przeglądarce, na stronie e-Urzędu Skarbowego (urzadskarbowy.gov.pl). Logujesz się wyłącznie przez login.gov.pl: profil zaufany, aplikacja mObywatel, bankowość elektroniczna albo e-dowód. Uwaga z podręcznika MF: do aplikacji nie zalogujesz się danymi podatkowymi (NIP + kwota przychodu).
Wersja desktopowa e-mikrofirmy została wycofana — działa tylko wersja webowa. Przy pierwszym uruchomieniu przechodzisz krótką rejestrację: dane identyfikacyjne, adresowe i sposób rozliczania VAT (miesięczny lub kwartalny).
Jak wygląda miesiąc księgowania w e-mikrofirmie krok po kroku?
Typowy miesiąc VAT-owca w e-mikrofirmie to cztery czynności: wystawiasz faktury do KSeF, odbierasz faktury zakupowe, sprawdzasz ewidencję VAT i wysyłasz JPK_V7 do 25. Brzmi prosto — i w samej aplikacji faktycznie takie jest. Problem w tym, że to dopiero początek listy obowiązków JDG.
Krok 1: Wystawianie faktur i wysyłka do KSeF
Ekran „Nowa e-Faktura sprzedaży (KSeF)" wystawia e-Fakturę i wysyła ją do Krajowego Systemu e-Faktur. Aplikacja automatycznie przypisze jej numer KSeF w ewidencji. Obsługuje też oznaczenia: MPP (podzielona płatność), MK (metoda kasowa), FP (faktura do paragonu) i TP (podmioty powiązane).
Kontekst na 2026: od 1 lutego 2026 r. wszystkie firmy mają obowiązek odbioru faktur w KSeF, a od 1 kwietnia 2026 r. każdy czynny podatnik VAT musi wystawiać faktury w KSeF. Najmniejsi (do 10 tys. zł faktur miesięcznie) dołączą 1 stycznia 2027 r. Darmowa aplikacja, która to ogarnia, to realny argument.
Krok 2: Odbiór faktur zakupowych z KSeF
W sekcji „e-Faktury zakupu w KSeF" widzisz faktury, które kontrahenci wystawili na Twój NIP. Przycisk „Przenieś do listy dokumentów" importuje fakturę prosto do ewidencji VAT — bez przepisywania danych. Możesz też obejrzeć PDF i pobrać XML.
Jest jedno zaskakujące ograniczenie z podręcznika: lista pokazuje domyślnie faktury z ostatniego miesiąca, a filtrem rozszerzysz ją maksymalnie do 3 miesięcy wstecz. Jak zapomnisz zaimportować fakturę z kwietnia, w sierpniu już jej na liście nie zobaczysz.
Krok 3: Ewidencja VAT i generowanie JPK_V7
Aplikacja automatycznie przygotowuje rejestr sprzedaży VAT i rejestr zakupu VAT według dat księgowania. Przygotuje też część deklaracyjną VAT-7 lub VAT-7K.
Sam JPK wysyłasz przez automatyczne przekierowanie do narzędzia Klient JPK WEB — tam plik podpisujesz i wysyłasz do MF. Termin: do 25. dnia miesiąca za miesiąc poprzedni. Tego terminu aplikacja za Ciebie nie przypilnuje — żadnych powiadomień, żadnych przypomnień.
Faktury sprzedaży i zakupu, wysyłka i odbiór w KSeF, ewidencja VAT, deklaracja VAT‑7/VAT‑7K, JPK_V7M/V7K i JPK_FA. Za darmo, w przeglądarce, po zalogowaniu profilem zaufanym. Tyle — i ani jednej funkcji więcej.
Czego e-mikrofirma NIE zrobi za Ciebie?
Samo Ministerstwo Finansów pisze w podręczniku wprost: „Aplikacja e-mikrofirma nie jest programem księgowym". Służy do wystawiania i ewidencjonowania faktur oraz generowania ewidencji VAT — a „użytkownik powinien samodzielnie weryfikować poprawność wprowadzonych i wygenerowanych danych zgodnie z obowiązującymi przepisami". Czyli: odpowiedzialność jest po Twojej stronie. Zobaczmy, ile tego jest.
PIT i ryczałt: wyliczenie zaliczki i pilnowanie stawek to Twoja praca
W całym 117-stronicowym podręczniku aplikacji nie ma ani słowa o PIT, KPiR czy ryczałcie — takich funkcji po prostu nie przewidziano. A obowiązkowe ewidencje istnieją niezależnie od aplikacji: przy skali i podatku liniowym to KPiR, ewidencja środków trwałych i spis z natury; przy ryczałcie — ewidencja przychodów z przypisaniem właściwej stawki (w 2026 r. jest ich 10, od 17% do 2%).
Co miesiąc (lub kwartał) musisz też sam wyliczyć zaliczkę na PIT albo ryczałt i zapłacić ją do 20. — e-mikrofirma nie poda Ci żadnej kwoty, bo nie zna Twoich kosztów ani formy opodatkowania.
ZUS DRA co miesiąc: wyliczasz sam i składasz w eZUS
To pozycja, o której początkujący zapominają najczęściej. Każdy przedsiębiorca jako płatnik składek co miesiąc rozlicza ZUS w deklaracji ZUS DRA — JDG bez pracowników składa samą DRA, z pracownikami dochodzą raporty imienne RCA i RSA. Od 2023 r. każdy płatnik ma ustawowy obowiązek posiadania profilu na PUE ZUS (dziś eZUS) — i to tam składasz deklaracje.
Musisz więc wiedzieć: jaka jest Twoja podstawa wymiaru, które składki Cię dotyczą (pełny ZUS, preferencja, Mały ZUS Plus), jak to wpisać w DRA i złożyć w eZUS do 20. e-mikrofirma nie ma z tym nic wspólnego.
A błędy kosztują: od nieopłaconych w terminie składek płacisz odsetki (które sam wyliczasz), ZUS może naliczyć opłatę dodatkową do 100% nieopłaconych składek i wszcząć egzekucję.
Składka zdrowotna: zero wsparcia — progi pilnujesz sam
Składka zdrowotna zależy od formy opodatkowania i przychodów. Na ryczałcie w 2026 r. to 498,35 zł, 830,58 zł albo 1495,04 zł miesięcznie — zależnie od progów przychodu 60 tys. i 300 tys. zł, których musisz pilnować na bieżąco. Na skali i liniowym minimalna składka od lutego 2026 r. wynosi 432,54 zł. Do tego dochodzi roczne rozliczenie składki w deklaracji DRA za kwiecień — kolejna rzecz do samodzielnego ogarnięcia.
Koszty, środki trwałe, pracownicy — poza zakresem aplikacji
Amortyzacja środka trwałego? Rozliczenie leasingu? Lista płac i PIT-11 dla pracownika? Ulgi, wspólne rozliczenie, zeznanie roczne? Nic z tego nie istnieje w e-mikrofirmie. Aplikacja kończy pracę na ewidencji VAT — cała reszta księgowości JDG dzieje się poza nią: w Twoim arkuszu, w Twojej głowie i w Twoim kalendarzu.
KPiR lub ewidencja przychodów • wyliczenie zaliczki PIT/ryczałtu i zapłata do 20. • ZUS DRA co miesiąc w eZUS + zapłata do 20. • pilnowanie progów składki zdrowotnej • roczne rozliczenie zdrowotnej w DRA za kwiecień • JPK_V7 do 25. (aplikacja wygeneruje, ale termin pilnujesz Ty) • środki trwałe i amortyzacja • zeznanie roczne • wszystkie zmiany przepisów.
Komu e-mikrofirma naprawdę wystarczy?
e-mikrofirma wystarczy, jeśli Twoja działalność jest naprawdę prosta i masz czas oraz chęć nauczyć się podatków na poziomie operacyjnym. Piszemy to uczciwie — jesteśmy biurem rachunkowym, a mimo to uważamy, że dla części profili darmowa aplikacja to sensowny wybór.
Profil: ryczałt jedna stawka, mało faktur, brak pracowników
Samodzielne księgowanie z e-mikrofirmą ma sens, gdy:
- rozliczasz się ryczałtem z jedną stawką (np. 12% IT albo 8,5% usługi) — nie ma dylematów kwalifikacji przychodów,
- wystawiasz kilka faktur miesięcznie stałym kontrahentom krajowym,
- nie masz pracowników, leasingów, środków trwałych,
- masz stały, przewidywalny przychód — składkę zdrowotną i ZUS wpisujesz „z szablonu",
- nie przeszkadza Ci godzina–dwie miesięcznie na formalności i śledzenie zmian przepisów.
Sygnały, że wyrosłeś z darmowej aplikacji
Przejdź na wsparcie biura, gdy pojawia się którykolwiek z tych elementów: pierwszy pracownik lub zleceniobiorca, zakup sprzętu do amortyzacji, sprzedaż zagraniczna, przekroczenie progu składki zdrowotnej w trakcie roku, rozważanie zmiany formy opodatkowania, pierwsza korekta JPK po piśmie z urzędu — albo po prostu moment, w którym godzina Twojej pracy zarabia więcej, niż kosztuje księgowość. Pełne porównanie kosztów samodzielnego rozliczania i biura zrobiliśmy w osobnym artykule: księgowa czy samodzielne rozliczanie JDG.
e-mikrofirma vs biuro rachunkowe — porównanie na liczbach 2026
Różnica nie polega na tym, że biuro „robi to samo, tylko za pieniądze" — biuro przejmuje przede wszystkim to, czego aplikacja w ogóle nie obsługuje. Zobacz zestawienie:
| Obowiązek JDG (2026) | e-mikrofirma | Biuro rachunkowe | |---|---|---| | Wystawianie faktur + KSeF | ✅ robi | ✅ w pakiecie | | Odbiór faktur z KSeF | ✅ robi (do 3 mies. wstecz) | ✅ w pakiecie | | Ewidencja VAT + JPK_V7 | ✅ generuje (wysyłasz sam) | ✅ robi i wysyła | | KPiR / ewidencja ryczałtu | ❌ | ✅ | | Wyliczenie zaliczki PIT / ryczałtu | ❌ Ty | ✅ | | ZUS DRA co miesiąc + eZUS | ❌ Ty | ✅ | | Składka zdrowotna: progi + rozliczenie roczne | ❌ Ty | ✅ | | Pilnowanie terminów 20. i 25. | ❌ Ty | ✅ (u nas wyliczenia do 10.) | | Środki trwałe, pracownicy | ❌ Ty | ✅ | | Zmiany przepisów | ❌ Ty | ✅ |
Koszt realny: 0 zł + Twój czas vs pakiet od 199 zł
e-mikrofirma jest w pełni darmowa — płacisz swoim czasem i ryzykiem błędu (odsetki, korekty, opłata dodatkowa ZUS). Biuro to u nas od 199 zł/mies. netto za pakiet Podstawowy dla JDG — z KSeF wliczonym w cenę i wyliczeniami podatków do 10. dnia miesiąca. Pełny cennik masz na stronie — bez „wyceny indywidualnej". Co dokładnie robi biuro w ramach pakietu, opisaliśmy w artykule o usługach księgowych dla JDG, a kontekst obowiązku e-faktur w przewodniku po KSeF dla JDG.
Nie powiemy Ci, która forma opodatkowania jest dla Ciebie właściwa — przeliczymy warianty i pokażemy wyliczenia, a decyzję podejmujesz Ty. Powiemy Ci za to uczciwie, czy przy Twoim profilu e-mikrofirma wystarczy.
Najczęstsze pytania o e-mikrofirmę
Najczęstsze pytania
Czy e-mikrofirma jest naprawdę darmowa?
Czy e-mikrofirma obsługuje KSeF?
Czy e-mikrofirma prowadzi KPiR albo ewidencję ryczałtu?
Czy e-mikrofirma wyliczy mi składkę zdrowotną i ZUS?
Czy e-mikrofirma wystarczy dla JDG na ryczałcie bez VAT?
Czy mogę przejść z e-mikrofirmy do biura rachunkowego w trakcie roku?
Czym różni się e-mikrofirma od płatnych programów do księgowości?
Co lepsze dla nowej JDG: e-mikrofirma czy biuro rachunkowe?
Chcesz wiedzieć, ile kosztowałaby Twoja księgowość?
Wojtas Podatki — biuro rachunkowe w Oświęcimiu, KSeF wliczony w każdy pakiet, wyliczenia podatków do 10. Sprawdź swoją cenę w konfiguratorze wyceny albo policz swoje rozliczenie B2B w kalkulatorze. Wolisz zapytać? Napisz na WhatsApp — odpowiadamy w 2h i uczciwie powiemy, czy e-mikrofirma Ci wystarczy.
Artykuł ma charakter informacyjny (stan prawny: sierpień 2026). Twoja sytuacja może się różnić — skontaktuj się z nami, przeliczymy Twoje warianty.