Czy potrzebujesz programu do wystawiania faktur po KSeF? inFakt i Fakturownia vs darmowe narzędzia MF (2026)

Od 1 kwietnia 2026 faktura B2B i tak powstaje w KSeF — a Ministerstwo Finansów daje darmowe narzędzia do jej wystawienia, więc płatny program do fakturowania przestał być koniecznością. inFakt, Fakturownia czy ifirma dalej działają, ale już tylko jako nakładki na państwowy system. W tym artykule pokazuję, co dokładnie robi darmowa Aplikacja Podatnika KSeF, za co właściwie płacisz w abonamencie — i dlaczego księgowa pobiera Twoje faktury z KSeF automatycznie, bez wysyłania PDF-ów.

Co się zmieniło od 1 kwietnia 2026 — faktura powstaje w KSeF, nie w programie

Od 1 kwietnia 2026 każdy czynny podatnik VAT ma obowiązek wystawiania faktur B2B przez Krajowy System e-Faktur. Harmonogram wygląda tak:

• 1 lutego 2026 — obowiązek odbioru e-faktur dla wszystkich firm + obowiązek wystawiania dla największych (sprzedaż powyżej 200 mln zł w 2024)
• 1 kwietnia 2026 — powszechny obowiązek wystawiania dla wszystkich pozostałych czynnych podatników VAT
• 1 stycznia 2027 — dołączają najmniejsi (sprzedaż fakturowana do 10 tys. zł miesięcznie)

Program do faktur stał się tylko nakładką

Model fakturowania się odwrócił. Kiedyś: program tworzył PDF i wysyłałeś go mailem do kontrahenta. Teraz:

1. Tworzysz fakturę (w dowolnym narzędziu — płatnym lub darmowym)
2. Narzędzie generuje XML w strukturze FA(3) i wysyła do KSeF
3. KSeF waliduje fakturę, nadaje jej numer KSeF i wystawia UPO
4. Od tego momentu faktura jest dostępna dla nabywcy w systemie — obowiązek dostarczenia spełniony
5. Kontrahent (i jego księgowa) pobiera ją prosto z KSeF

Zauważ, co z tego wynika: prawdziwym „programem do faktur" jest teraz sam KSeF. Wszystko inne — inFakt, Fakturownia, Optima — to interfejsy do tego samego systemu.

Darmowe narzędzia MF: Aplikacja Podatnika KSeF i e-mikrofirma

Ministerstwo Finansów udostępnia bezpłatnie dwa narzędzia, którymi JDG wystawi faktury zgodnie z KSeF: Aplikację Podatnika KSeF 2.0 i e-mikrofirmę. Oba bez abonamentu i bez limitu czasu.

Co robi Aplikacja Podatnika KSeF 2.0?

Według oficjalnej strony ksef.podatki.gov.pl (2026) aplikacja obsługuje:

• wystawianie, odbieranie i przeglądanie faktur w strukturze FA(3), w tym korekty
• pobieranie dokumentów w XML lub PDF
• zarządzanie uprawnieniami — w tym nadanie dostępu biuru rachunkowemu
• wnioskowanie o certyfikaty KSeF (potrzebne m.in. do trybów offline) i generowanie tokenów (MF zapowiedziało ich utrzymanie bezterminowo)
• pobieranie UPO, obsługę kodów QR i dokumentów z trybu offline

Jest też bezpłatna aplikacja mobilna KSeF 2.0. Czyli: samo wystawianie i odbieranie faktur masz od państwa za 0 zł.

e-mikrofirma: faktury plus ewidencja VAT i JPK

e-mikrofirma (w e-Urzędzie Skarbowym, logowanie przez login.gov.pl) idzie o krok dalej niż sama Aplikacja Podatnika: poza wystawianiem i odbiorem faktur z KSeF prowadzi ewidencję VAT, przygotowuje deklarację VAT i generuje JPK_V7. Faktury zakupu importuje z KSeF bez przepisywania.

Opisałem ją szczegółowo w osobnym artykule: e-mikrofirma czy biuro rachunkowe — co naprawdę robi darmowa aplikacja MF.

Czego darmowe narzędzia NIE robią

Uczciwie: darmowe znaczy podstawowe. Aplikacja Podatnika KSeF to czyste fakturowanie i administracja systemem — na liście funkcji nie ma nic z księgowości. A o e-mikrofirmie samo MF pisze wprost w podręczniku (kwiecień 2026): „Aplikacja e-mikrofirma nie jest programem księgowym" — nie poprowadzi KPiR ani ewidencji ryczałtu, nie policzy PIT, ZUS ani składki zdrowotnej.

Żadne z narzędzi MF nie zrobi też: ofert i proform, cyklicznych faktur abonamentowych, przypomnień o płatnościach, integracji ze sklepem internetowym czy bramką płatności.

Za co właściwie płacisz w inFakt, Fakturowni czy ifirmie?

Głównie za wygodę i dodatki — bo sama funkcja „wystaw fakturę zgodną z przepisami" jest od 1 kwietnia 2026 dostępna za darmo od państwa.

Fakturowanie — funkcja, która właśnie stała się darmowa

inFakt i Fakturownia mają integrację z KSeF i obsługują strukturę FA(3) — działają dalej, ale jako nakładki: to, co w nich klikasz, i tak trafia do KSeF i stamtąd pobiera je Twój kontrahent. Różnica jest taka, że identyczny efekt osiągniesz w darmowej Aplikacji Podatnika KSeF.

Co realnie zostaje w abonamencie

Płatny program broni się tym, czego KSeF nie ogarnia:

• oferty i proformy — pro forma nie jest fakturą i nie wysyła się jej do KSeF
• cykliczne faktury abonamentowe i duży wolumen
• przypomnienia o płatnościach i miękka windykacja
• integracje ze sklepem, bramką płatności, systemem magazynowym
• estetyczny PDF z logo dla klientów B2C i zagranicznych

Rachunek roczny: 0 zł vs kilkaset złotych

Cenniki programów fakturowych zaczynają się od planów darmowych z limitami (np. kilka faktur miesięcznie), a płatne pakiety to zwykle od kilku do kilkudziesięciu złotych miesięcznie — dokładne kwoty sprawdź u dostawcy, bo się zmieniają. Przykład rachunkowy: abonament 30–60 zł/mies. to 360–720 zł rocznie za coś, co Aplikacja Podatnika KSeF i e-mikrofirma dają za 0 zł.

Jeśli wystawiasz kilka faktur miesięcznie tym samym dwóm kontrahentom — typowy kontraktor B2B — ten abonament kupuje Ci głównie przyzwyczajenie.

Księgowa pobiera faktury z KSeF automatycznie — koniec wysyłania PDF-ów

Największa zmiana dla współpracy z biurem rachunkowym: nie musisz już niczego przesyłać — biuro pobiera Twoją sprzedaż i zakupy prosto z KSeF.

Jak to działa

W Aplikacji Podatnika KSeF nadajesz biuru uprawnienia do swoich faktur (system ma wprost przewidzianą obsługę biur rachunkowych). Od tego momentu:

• każda faktura, którą wystawisz — w KSeF, w e-mikrofirmie czy w inFakcie — jest widoczna dla Twojej księgowej od razu
• każda faktura zakupu od kontrahenta trafia do KSeF i biuro pobiera ją bez Twojego udziału
• u nas dzieje się to w Comarch ERP Optima, zintegrowanej z KSeF — jak to wygląda krok po kroku, opisałem w artykule o KSeF dla JDG 2026

Znika cały comiesięczny rytuał „zbierz PDF-y, spakuj, wyślij mailem do księgowej".

Co nadal musisz dostarczać

KSeF obejmuje faktury krajowe B2B. Poza systemem zostają: paragony i koszty bez faktury, faktury zagraniczne, wyciągi bankowe, dokumenty kadrowe. To nadal wysyłasz — u nas wystarczy zdjęcie na WhatsApp.

Kiedy płatny program do faktur nadal ma sens?

Jeśli Twoje fakturowanie to więcej niż „wystaw i wyślij" — płatna nakładka może się bronić. Oto uczciwa tabela decyzyjna:

| Twój profil | Darmowe narzędzia MF | Płatny program | | --- | --- | --- | | Kontraktor B2B, 1–5 faktur/mies. | ✅ w zupełności | zbędny | | JDG bez VAT, sprzedaż do 10 tys. zł/mies. | ✅ (obowiązek KSeF dopiero od 1.01.2027) | zbędny | | Kilkanaście–kilkadziesiąt faktur, stali klienci | ✅ da radę | wygodniejszy | | Sklep internetowy, bramki płatności | za mało | ✅ integracje | | Dużo ofert, proform, faktur cyklicznych | za mało | ✅ | | Problemy ze ściągalnością płatności | za mało | ✅ przypomnienia/windykacja |

Uwaga na stan przejściowy: JDG zwolniona z VAT ze sprzedażą fakturową do 10 tys. zł/mies. wystawia obowiązkowo w KSeF dopiero od 1 stycznia 2027 — ale odbierać faktury z KSeF musi już od 1 lutego 2026.

A co przy awarii KSeF?

Na wypadek niedostępności systemu są tryby offline (offline24, offline, awaryjny): fakturę wystawiasz elektronicznie w FA(3) i przesyłasz do KSeF najpóźniej następnego dnia roboczego. Potrzebny jest do tego certyfikat KSeF typu 2 — wniosek złożysz w tej samej darmowej Aplikacji Podatnika. To kolejny argument, że nawet scenariusze awaryjne nie wymagają płatnego programu.

Najczęstsze pytania

Nie chcesz ogarniać tego sam?

Fakturę wystawisz za darmo — ale JPK_V7, zaliczki, ZUS DRA i terminy dalej są Twoje. Wojtas Podatki — biuro rachunkowe w Oświęcimiu. Konfigurujemy KSeF i pobór faktur przez biuro w cenie pakietu z VAT (od 349 zł netto), a do 10. dnia miesiąca wiesz, ile i gdzie zapłacić — albo ten miesiąc masz gratis. Policz swój wariant w kalkulatorze B2B albo napisz na WhatsApp — odpowiadamy w 2h.