Profil zaufany dla firmy, e-Urząd, eZUS i KSeF — konta nowej JDG i pełnomocnictwa dla biura

Nie ma osobnego profilu zaufanego „dla firmy” — jako właściciel JDG używasz swojego, przypisanego do Twojego numeru PESEL. To jeden bezpłatny klucz, którym logujesz się do e-Urzędu Skarbowego, konta eZUS (PUE ZUS), KSeF i biznes.gov.pl. Poniżej: jak go założyć, co gdzie się załatwia i jak dać dostęp biuru rachunkowemu — przez pełnomocnictwa, a nie przez przekazanie loginu i hasła.

Artykuł ma charakter informacji ogólnej — opisuje procedury urzędowe na podstawie stron gov.pl, podatki.gov.pl, zus.pl i ksef.podatki.gov.pl (stan na październik 2026 r.). Nie jest poradą podatkową. Szczegóły formularzy mogą się zmieniać — przed złożeniem sprawdź aktualną instrukcję w danym serwisie.

Jakie konta online potrzebuje nowa JDG?

W praktyce cztery serwisy: e-Urząd Skarbowy, eZUS, KSeF i biznes.gov.pl. Do każdego wejdziesz profilem zaufanym, a do większości także przez mObywatel, bankowość elektroniczną albo e-dowód.

Mapa: co gdzie załatwiasz

| Serwis | Co tam załatwiasz (przykłady) | Logowanie | |---|---|---| | e-Urząd Skarbowy | rozliczenia PIT i VAT, pisma i zaświadczenia, pełnomocnictwa UPL-1 i PPO-1 | login.gov.pl: profil zaufany, mObywatel, bank, e-dowód | | eZUS (PUE ZUS) | konto płatnika składek, wnioski (np. o zwrot nadpłaty, rozłożenie na raty), pełnomocnictwo PEL | login.gov.pl, e-wizyta lub wizyta w ZUS | | KSeF | wystawianie i odbiór faktur, uprawnienia dla biura | profil zaufany, podpis kwalifikowany, login.gov.pl | | biznes.gov.pl | założenie firmy, zawieszenie i wznowienie działalności | profil zaufany |

Dlaczego to ważne na starcie

Dwie rzeczy są obowiązkowe niezależnie od tego, czy prowadzisz księgowość samodzielnie, czy z biurem:

• konto na eZUS — każdy płatnik składek musi je mieć (art. 47b ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych),
• KSeF — czynni podatnicy VAT, w tym JDG, wystawiają faktury w KSeF od 1 kwietnia 2026 r., a najmniejsi (sprzedaż fakturowana do 10 tys. zł miesięcznie) od 1 stycznia 2027 r.

Reszta to wygoda: e-Urząd Skarbowy i biznes.gov.pl oszczędzają wizyty w urzędach.

Profil zaufany dla firmy — czym jest i jak go założyć?

Profil zaufany to bezpłatny środek identyfikacji elektronicznej osoby fizycznej. Zakładasz go online przez bank, e-dowód, rozmowę wideo z urzędnikiem albo wniosek z potwierdzeniem w punkcie. Jest ważny 3 lata.

Profil osoby, nie firmy

Profil zaufany służy do dwóch rzeczy: logowania do serwisów administracji i podpisywania dokumentów podpisem zaufanym, który wobec urzędów ma taką samą wagę jak podpis odręczny.

Założyć go może każda osoba, która ukończyła 13 lat, ma numer PESEL i co najmniej ograniczoną zdolność do czynności prawnych. Możesz mieć tylko jeden ważny profil, bo jest przypisany do Twojego PESEL. Jednoosobowa działalność nie dostaje osobnego profilu — używasz swojego. Utworzenie i korzystanie z profilu jest bezpłatne.

Jak założyć profil zaufany — 5 sposobów

Na stronie profilu zaufanego wybierasz Załóż profil zaufany, a potem metodę:

1. Bank lub inny dostawca tożsamości — zakładasz profil przez swoją bankowość elektroniczną. Lista banków jest ograniczona; jeśli Twojego nie ma, wybierz inny sposób.
2. e-dowód — potrzebujesz dowodu osobistego z warstwą elektroniczną i czytnika NFC albo smartfona z anteną NFC.
3. Rozmowa wideo z urzędnikiem — z ważnym polskim dowodem osobistym lub paszportem; rozmowa odbywa się w Microsoft Teams, link przychodzi e-mailem.
4. Certyfikat kwalifikowany — jeśli masz już podpis kwalifikowany; potrzebny jest też czytnik NFC i aplikacja Podpis GOV (opcja w nowej wersji PZ 2.0).
5. Wniosek online + wizyta w punkcie potwierdzającym — składasz wniosek w internecie, a tożsamość potwierdzasz osobiście z dokumentem. Wniosek jest ważny 30 dni; punkt możesz wybrać dowolny.

Ważność, przedłużenie i mObywatel

Profil zaufany jest ważny 3 lata od dnia potwierdzenia. W każdej chwili możesz go przedłużyć o kolejne 3 lata — po zalogowaniu, bez wychodzenia z domu. Warto ustawić sobie przypomnienie — podpisywać dokumenty i logować się możesz tylko ważnym profilem.

Podpis zaufany autoryzujesz kodem SMS, powiadomieniem w aplikacji mObywatel albo przez bank. Sam mObywatel jest też osobną metodą logowania przez login.gov.pl — w e-Urzędzie Skarbowym, eZUS i KSeF.

e-Urząd Skarbowy — co załatwisz jako JDG?

e-Urząd Skarbowy to serwis Krajowej Administracji Skarbowej na podatki.gov.pl: rozliczenia, pisma, zaświadczenia i pełnomocnictwa w jednym miejscu.

Logowanie

Logujesz się przez login.gov.pl jedną z czterech metod: profilem zaufanym, aplikacją mObywatel, bankowością elektroniczną albo e-dowodem.

Jest też logowanie danymi podatkowymi (PESEL lub NIP, data urodzenia i kwoty z zeznań), ale daje dostęp tylko do Twoich danych i usługi Twój e-PIT. Do spraw firmowych — w tym pełnomocnictw — potrzebujesz pełnego logowania.

e-Korespondencja

Jeśli chcesz odbierać pisma i zaświadczenia online, włącz zgodę na e-Korespondencję: Ustawienia → Zgody i Powiadomienia. Dokumenty z urzędu skarbowego trafiają wtedy na Twoje konto w e-Urzędzie.

eZUS (PUE ZUS) — konto obowiązkowe dla płatnika składek

Od 1 stycznia 2023 r. każdy płatnik składek musi mieć konto na eZUS — także jeśli płacisz składki wyłącznie za siebie.

Co mówi ustawa

Zgodnie z art. 47b ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych płatnik składek:

• zakłada profil informacyjny w systemie ZUS w terminie przewidzianym na zgłoszenie płatnika składek (art. 43 ust. 1 — 7 dni),
• utrzymuje go aktywny przez cały czas rozliczeń ze składek.

Jeśli płatnik tego nie zrobi, profil zakłada mu ZUS (art. 47b ust. 2). Najprościej założyć konto samodzielnie zaraz po rejestracji firmy.

Jak założyć konto na eZUS

1. Na zus.pl kliknij Zarejestruj w eZUS.
2. Potwierdź tożsamość przez login.gov.pl (profil zaufany, bankowość, mObywatel, e-dowód lub eID) albo podczas e-wizyty lub wizyty w placówce ZUS.
3. Przy pytaniu, czy jesteś płatnikiem, zaznacz Tak (prowadzisz własną firmę) i wpisz NIP.
4. Ustal hasło (minimum 12 znaków: małe i duże litery, cyfry, znaki specjalne) i potwierdź kod weryfikacyjny.

Konto na eZUS zakłada się zawsze dla osoby fizycznej. Jeśli dane w profilu (np. NIP, PESEL) zgadzają się z danymi ze zgłoszenia płatnika, system automatycznie przypisze Ci rolę Płatnik.

KSeF i biznes.gov.pl — dwa ostatnie konta

Do KSeF jako JDG wchodzisz od razu — wystarczy NIP i profil zaufany albo podpis kwalifikowany. Biznes.gov.pl przyda się przy zmianach w firmie.

KSeF: bez dodatkowych formalności

Ministerstwo Finansów opisuje to jednoznacznie: JDG nie musi podejmować żadnych czynności, żeby korzystać z KSeF — do zalogowania wystarczy NIP i profil zaufany albo podpis kwalifikowany. Od 14 lutego 2026 r. KSeF jest też zintegrowany z login.gov.pl, czyli z logowaniem przez mObywatel, bankowość, e-dowód i profil zaufany.

Jak wystawić pierwszą fakturę i wybrać narzędzie, opisujemy w poradniku KSeF — jak zacząć krok po kroku. Jeśli fakturujesz z programu albo w trybie offline, przyda się też certyfikat KSeF.

biznes.gov.pl: zmiany w firmie

Przez biznes.gov.pl założysz firmę, a później zawiesisz lub wznowisz działalność. Logujesz się tym samym profilem zaufanym.

Jak dać pełnomocnictwo biuru rachunkowemu?

Biuro dostaje dostęp trzema osobnymi drogami: UPL-1 w e-Urzędzie Skarbowym (deklaracje), PEL w eZUS (ZUS) i uprawnienia w KSeF (faktury). Każde składasz Ty — biuro podaje Ci tylko dane pełnomocnika.

UPL-1 — podpisywanie e-deklaracji

Ordynacja podatkowa pozwala, by deklarację — także elektroniczną — podpisał pełnomocnik podatnika (art. 80a § 1). Jeśli chcesz, żeby inna osoba składała za Ciebie elektroniczne deklaracje, zeznania i informacje, dajesz jej pełnomocnictwo na formularzu UPL-1.

• Gdzie: e-Urząd Skarbowy → Pełnomocnictwa → Złóż pełnomocnictwo → Pełnomocnictwo UPL. Można też złożyć papierowo w urzędzie skarbowym właściwym dla miejsca zamieszkania.
• Kogo wskazujesz: konkretną osobę z biura, która będzie podpisywać Twoje deklaracje — jej dane przekaże Ci biuro.
• Zmiana lub odwołanie: formularz OPL-1.

PPO-1 — czym się różni od UPL-1?

Pełnomocnictwo ogólne (PPO-1, art. 138d Ordynacji podatkowej) upoważnia do działania we wszystkich sprawach podatkowych — np. podpisywania i składania pism, wniosków i podań. Zgłaszasz je wyłącznie przez e-Urząd Skarbowy, działa od wpisu do Centralnego Rejestru Pełnomocnictw Ogólnych i jest zwolnione z opłaty skarbowej.

Ważne: PPO-1 nie obejmuje podpisywania deklaracji. Do tego zawsze potrzebne jest osobne UPL-1. Czy oprócz UPL-1 potrzebne jest też PPO-1, zależy od zakresu współpracy z biurem — ustalacie to w umowie.

PEL — dostęp biura do Twojego konta w ZUS

W ZUS pełnomocnictwo dajesz konkretnej osobie fizycznej — ZUS podaje wprost, że może to być np. księgowa lub pracownik biura rachunkowego. Składasz je:

• elektronicznie w eZUS na formularzu PEL (ze swojej roli, np. Płatnik),
• albo papierowo — pocztą lub w dowolnej placówce ZUS.

Na formularzu PEL, w sekcji Zakres pełnomocnictwa:

1. zaznacz „do załatwiania spraw za pośrednictwem eZUS”,
2. wpisz datę, od kiedy pełnomocnik ma mieć dostęp,
3. opcjonalnie wpisz datę końcową, jeśli chcesz ograniczyć dostęp w czasie,
4. zaznacz rolę „PŁATNIK SKŁADEK”.

Zakres możesz później zmienić, składając nowy PEL z pełnym, aktualnym zakresem — bez odwoływania poprzedniego. Do odwołania pełnomocnictwa służy formularz PEL-O.

Uprawnienia w KSeF dla biura

Biuru nadajesz uprawnienia w KSeF jako podmiotowi — wskazujesz jego NIP i nazwę. Uprawnienia nadajesz w bezpłatnej Aplikacji Podatnika KSeF 2.0 albo w programie, który ma moduł uprawnień. Podmiot może dostać uprawnienie do:

• wystawiania faktur,
• przeglądania faktur.

Przy nadawaniu decydujesz też, czy biuro może przekazywać uprawnienia dalej. Jeśli tak, biuro samo wskazuje swoich pracowników do pracy dla Ciebie, a ci logują się w kontekście Twojego NIP — każdy swoimi danymi. Twoich uprawnień właścicielskich nie da się odebrać: zawsze zachowujesz kontrolę nad swoim KSeF.

Szczegóły — w tym dlaczego nie oddaje się księgowej swojego certyfikatu — opisujemy w tekście o certyfikacie KSeF.

Najczęstsze pytania

Chcesz przejść to razem z nami?

Wojtas Podatki — biuro rachunkowe w Oświęcimiu. Na starcie współpracy przechodzimy z Tobą przez pełnomocnictwa krok po kroku: UPL-1, PEL i uprawnienia w KSeF. Konfiguracja KSeF jest wliczona w każdy pakiet (JDG od 199 zł). Napisz na WhatsApp — odpowiadamy w 2h. Cennik i wycena: /wycena.